İç Yönerge metnine ulaşmak için tıklayınız.

 

2026

İSTANBUL HAZIR GİYİM VE KONFEKSİYON
İHRACATÇILARI BİRLİĞİ EĞİTİM VAKFI

ORGANİZASYON, YÖNETİM, MALİ VE İDARİ
İŞLEYİŞ İÇ YÖNERGESİ

 

 

İÇİNDEKİLER

1. Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

 

1.1. Amaç

1.2. Kapsam

1.3. Hukuki Dayanak

1.4. Tanımlar

2. Vakıf Organları, Organizasyon Yapısı ve Yetki İlkeleri

2.1. Vakıf Organları

2.2. Organizasyon Yapısı

2.3. Yetki ve Sorumlulukların Belirlenmesi

2.4. Yetki Devri ve Görevlendirme

3. Risk Yönetimi, İç Kontrol, İzleme ve Değerlendirme

 

3.1. Risk Yönetimi İlkeleri

3.2. İç Kontrol Sistemi

3.3. İzleme ve Değerlendirme ve Raporlama

4. Mali Yönetim, Bütçe, Harcama ve Hesap Verebilirlik

 

4.1. Genel Mali İlkeler

4.2. Bütçe Hazırlanması ve Onayı

4.3. Bütçe Revizyonları ve Uygulama

4.4. Harcama ve Ödeme Yetkileri

5. Vakıf Mal Varlığının Yönetimi ve Korunması

 

5.1. Genel İlke

5.2. Kullanım ve Sorumluluk

6. Satın Alma, Tedarik, Satım ve Sözleşme Yönetimi

 

6.1. Satın Alma İlkeleri

6.1.1. Satın Alma Usulleri ve Parasal Limitler

6.1.2. Satın Alma Komisyonu

6.1.3. Teklif Usulleri

6.1.4. Satın Alma Dosyası ve Kontrol

6.2. Satım İşlemleri, Yetki ve Onay

6.2.1. Demirbaş Satım Usulü

6.2.2. Satım Komisyonu

6.2.3. Gayrimenkul Satım Usulü

6.2.4. Limitlerin Güncellenmesi ve Tanımlanmayan İşlemler

6.3. Sözleşmeler

7. Vakıf Faaliyetleri

 

7.1. Temel Amaç

7.2. Faaliyet Alanları

7.3. Planlama, Programlama ve Faaliyet Yönetimi

7.3.1. Vakıf Plan ve Programlarının Esası

7.3.2. Planlama ve Uygulama Usulleri

7.3.3. Yazılı Politika ve Prosedürlerin Oluşturulması

7.4. İş ve Proje Yönetimi, Bütçe ve Kaynak Kullanımı

7.4.1. Proje ve Faaliyet Yönetimi

7.4.2. Çalışma Programları ve Organizasyon Yapısı

7.4.3. Organizasyon Yapısı ve Yetki Prensibi

7.4.3.1. Yönetim Yapısı

7.5. Risk Yönetimi

7.5.1. Risk Yönetimi İlkesi

7.5.2. Risklerin Tanımlanması ve Değerlendirilmesi

7.5.3. Risk Yönetimi Prosedürleri

7.6. İzleme ve Değerlendirme

7.6.1. İzleme ve Değerlendirme Mekanizması

7.6.2. Raporlama ve Geri Bildirim

8. İnsan Kaynakları, Etik Kurallar ve Çıkar Çatışması

 

8.1. Genel İlkeler

8.2. Etik, Şeffaflık ve Çıkar Çatışması

8.3. İnsan Kaynakları Politikası ve İşe Giriş Usulleri

8.4. İşe Alım ve Görevlendirme Esasları

8.5. İşe Giriş Prosedürleri

8.6. İç Düzenlemelerin Oluşturulması

8.7. Çalışma Saatleri, Fazla Çalışma ve İzinler

8.8. Ücretler, Primler ve Sosyal Haklar

8.9. Görev, Yetki ve İş Tanımları

Mali ve İdari İşler / Muhasebe Fonksiyonu

İnsan Kaynakları Fonksiyonu

Satın Alma Fonksiyonu

Satış / Gelir Geliştirici Faaliyetler / Fuar ve Proje Destek Fonksiyonu

Kurumsal İletişim ve Bilgi Güvenliği Fonksiyonu

8.10. Ayrımcılığın Önlenmesi ve Eşitlik İlkesi

8.11. İş Tanımı Dokümanlarının Uygulanması

8.12. Eğitim ve Gelişim Programları

8.13. Eğitimlerin Planlanması ve Takibi

8.14. Ceza ve Disiplin Hükümleri

8.15. Tamamlayıcı ve Geliştirici Nitelik

9. Kişisel Verilerin Korunması, Bilgi Güvenliği ve Belge Yönetimi

 

9.1. Genel İlke

9.2. Kişisel Veri İşleme Süreçleri

9.3. Yönetim Kurulu Yetkisi ve Politikalar

9.4. Veri Güvenliği ve Bilgi Sistemleri

9.5. Belge Düzeni, Saklama ve İmha

9.6. Aktarım ve Üçüncü Kişilerle Paylaşım

9.7. İhlaller ve Bildirim

10. Yürürlük, Revizyon ve Yürütme

 

 

 

1. Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

1.1. Amaç

Bu İç Yönergenin amacı; İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği Eğitim Vakfı’nın (“Vakıf”) amaç ve faaliyetlerinin Türk Medeni Kanunu, vakıflar mevzuatı, Vakıf Senedi ve ilgili ikincil düzenlemelere uygun olarak yürütülmesini teminen; Vakıf organlarının, yöneticilerinin, çalışanlarının, danışmanlarının ve Vakıf adına işlem tesis eden kişilerin görev, yetki ve sorumluluklarını; personel yapısı, işe alım ve işten çıkış süreçleri, görev tanımları, mali ve idari işleyiş, bütçe, harcama, satın alma, satım, sözleşme, proje yönetimi, risk yönetimi, iç kontrol, raporlama, hesap verebilirlik, demirbaş/envanter, kişisel verilerin korunması, belge saklama ve bilgi güvenliği süreçlerine ilişkin temel usul ve esasları düzenlemektir.

1.2. Kapsam

Bu İç Yönerge;

• Vakfın Mütevelli Heyeti, Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu ve Vakıf Senedinde öngörülen tüm organlarını,
• Vakıf yöneticilerini, Genel Sekreterliği, Vakıf çalışanlarını, Vakıf İktisadi İşletmesi personeliyle yürütülen ortak süreçleri, danışmanları, süreli görevlendirilenleri ve Vakıf adına işlem yapan kişileri,
• Personel kadrosunun oluşturulmasını, işe alım, işe giriş, işten çıkış, görev tanımı, eğitim, disiplin, ücret, sosyal hak, performans ve özlük süreçlerini,
• Mali işler, muhasebe, bütçe, ödeme, banka, mutabakat, nakit ödeme, proje bazlı maliyet dağılımı ve finansal raporlama süreçlerini,
• Satın alma, satım, demirbaş satımı, gayrimenkul satımı, teklif alma, komisyon, sözleşme, tedarikçi yönetimi ve çıkar çatışmasını önlemeye ilişkin süreçleri,
• Vakıf malvarlığının, demirbaşlarının, sabit kıymetlerinin, envanter kayıtlarının, sigorta ve zimmet süreçlerinin yönetimini,
• Vakıf faaliyetleri, projeleri, çalışma programları, izleme, değerlendirme, raporlama, iç kontrol ve risk yönetimi mekanizmalarını,
• Kişisel verilerin korunması, bilgi güvenliği, belge saklama, arşivleme ve imha usullerini kapsar.

1.3. Hukuki Dayanak

Bu İç Yönerge; 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’nun vakıflara ilişkin hükümleri, Vakıflar Yönetmeliği ve vakıflara ilişkin sair mevzuat, 4857 sayılı İş Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, ilgili ikincil mevzuat, İHKİB Eğitim Vakfı Vakıf Senedi, Vakıf organlarının kararları ile Vakıf tarafından kabul edilen yönetmelik, politika, usul ve esaslar dikkate alınarak hazırlanmıştır.

 

 

 

 

1.4. Tanımlar

Kavram	Tanım
Vakıf	İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği Eğitim Vakfı’nı,
Vakıf Senedi	İHKİB Eğitim Vakfı’nın kuruluş, amaç, organ, yetki ve işleyiş esaslarını düzenleyen senedi,
Mütevelli Heyeti	Vakıf Senedinde belirlenen ve vakıf bakımından genel kurul niteliğinde karar alma yetkisini haiz organı,
Yönetim Kurulu	Vakıf Senedinde belirlenen ve Vakfın yönetim, temsil, icra, karar ve gözetim süreçlerinden sorumlu organı,
Denetleme Kurulu	Vakıf faaliyetlerinin ve mali işleyişinin denetlenmesine ilişkin Vakıf Senedinde düzenlenen organı,
Genel Sekreter	Yönetim Kurulu kararlarını uygulayan, Vakfın idari ve icrai faaliyetlerini koordine eden yöneticiyi,
Yönetmelik	İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği Eğitim Vakfı Satın Alma ve Satım Uygulama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği,
Komisyon	Satın alma veya satım süreçlerini yürüten ve ilgili Yönetmelik kapsamında oluşturulan kurulu,
Demirbaş/Sabit Kıymet	Vakfın malvarlığına kayıtlı, kullanımı süreklilik arz eden taşınır varlıkları,
Web Sitesi	Vakfa ait www.ihkibev.org.tr alan adlı internet sitesini ifade eder.

 

2. Vakıf Organları, Organizasyon Yapısı ve Yetki İlkeleri

2.1. Vakıf Organları

Vakfın organları Mütevelli Heyeti, Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu’ndan oluşur. Vakıf organlarının görevleri, yetkileri, çalışma usulleri, karar alma mekanizmaları ve sorumlulukları öncelikle Vakıf Senedi hükümlerine tabidir. Bu İç Yönerge, Vakıf Senedine aykırı yorumlanamaz; aykırılık halinde Vakıf Senedi ve emredici mevzuat hükümleri uygulanır.

2.2. Organizasyon Yapısı

Vakıf faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla; Genel Sekreter, mali ve idari işler, insan kaynakları, satın alma, satış/gelir geliştirici faaliyetler, eğitim faaliyetleri, proje ve operasyon, kurumsal iletişim, bilgi güvenliği ve destek hizmetleri gibi fonksiyonları kapsayan bir organizasyon yapısı oluşturulur. Bu fonksiyonlar ayrı personel tarafından yürütülebileceği gibi, Vakfın kadro ve bütçe yapısı dikkate alınarak aynı personel tarafından birden fazla fonksiyon üstlenilebilir.

Personel kadrosu, görev ve pozisyon ihtiyacı, ücret skalası, çalışma biçimi ve görevlendirme modeli; Vakıf Senedi, Vakfın amaçları, faaliyet ihtiyaçları ve bütçe imkânları dikkate alınarak Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Vakıf İktisadi İşletmesi personeli ile ortak yürütülen süreçlerde görev, sorumluluk ve raporlama ilişkisi yazılı olarak belirlenir.

Vakıf Genel Sekreteri, Yönetim Kurulu kararlarını uygulamak, Vakfa ait tüm idari ve icrai faaliyetleri yürütmek, Vakıf personelinin ve görevlilerinin koordinasyonunu sağlamak, satın alma/satım, mali işler, insan kaynakları, proje yönetimi, raporlama ve iç kontrol süreçlerinin uygulanmasını takip etmek üzere Yönetim Kurulu tarafından tayin edilir veya işe alınır. Genel Sekreter, Yönetim Kurulu’na karşı doğrudan sorumludur.

Genel Sekreter için asgari nitelikler; en az lisans mezunu olmak, tercihen dış ticaret, ihracat, hazır giyim, konfeksiyon, tekstil, eğitim, vakıf/dernek/kurum yönetimi, proje yönetimi, mali-idari işler veya benzeri alanlarda en az beş yıl mesleki deneyime sahip olmak, temsil, koordinasyon, yazılı-sözlü iletişim, bütçe takibi, mevzuata uyum ve ekip yönetimi yetkinliklerine sahip olmak ve Yönetim Kurulu tarafından pozisyonun niteliğine göre belirlenen diğer objektif şartları taşımaktır.

Genel Sekreterlik teşkilatı; Genel Sekreterin idaresi altında, Vakfın ve Vakıf iktisadi işletmelerinin faaliyetlerini yürütmeye yetecek sayıda ve nitelikte idari, mali, teknik ve destek personelinden oluşur. İhtiyaç halinde Yönetim Kurulu kararı ile yeni birimler, pozisyonlar, komisyonlar, proje bazlı çalışma grupları veya dış hizmet/danışmanlık yapıları oluşturulabilir.

Muhasebe ve İnsan Kaynakları :  Toplam en fazla 4 kişiden oluşur. Gerekmesi halinde proje bazlı kısa süreli (en fazla 24 ay) sözleşmeli 2 personel daha istihdam edilebilir.

İktisadi İşletme Biletleme      : Toplam en fazla 3 kişiden oluşur. Gerekmesi halinde proje bazlı kısa süreli (en fazla 24 ay) sözleşmeli 2 personel daha istihdam edilebilir.

İktisadi İşletme Opersayon    : Toplam en fazla 6 kişiden oluşur. Gerekmesi halinde proje bazlı kısa süreli (en fazla 24 ay) sözleşmeli 3 personel daha istihdam edilebilir.

Danışmanlık İktisadi İşletme : Toplam en fazla 2 kariyer uzmanından oluşur.

Eğitim Uygulama                   : Toplam en fazla 2 kişiden oluşabilir. Gerekmesi halinde proje bazlı kısa süreli (en fazla 24 ay) sözleşmeli 2 personel daha istihdam edilebilir.

Proje Koordinasyon               : Toplam en fazla 2 kişiden oluşabilir. Gerekmesi halinde proje bazlı kısa süreli (en fazla 24 ay) sözleşmeli 2 personel daha istihdam edilebilir.

2.3. Yetki ve Sorumlulukların Belirlenmesi

Vakıf organları, Genel Sekreter, vakıf ve iktisadi işletmeler personel, danışmanlar ve Vakıf adına işlem tesis eden tüm kişilerin görev, yetki, sorumluluk ve raporlama ilişkileri yazılı olarak belirlenir. Hiçbir kişi veya birim, Vakıf Senedi, ilgili mevzuat, Yönetim Kurulu kararı, görev tanımı, vekâlet, yetki devri veya bu İç Yönerge ile açıkça verilmemiş bir yetkiyi kullanamaz.

Yetki kullanan kişi veya organ, kullanılan yetkinin hukuka, Vakıf Senedine, bütçeye, Yönetim Kurulu kararlarına ve vakıf menfaatine uygunluğundan sorumludur. Yetkinin devri, devreden organın nihai gözetim ve denetim sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

2.4. Yetki Devri ve Görevlendirme

Vakıf Senedine ve emredici mevzuata aykırı olmamak kaydıyla, Mütevelli Heyeti veya Vakıf Senedinde öngörülen hallerde Yönetim Kurulu, belirli, sınırlı ve konusu açıkça gösterilmiş görev ve yetkilerin kullanımını yazılı olarak devredebilir. Yetki devrinde devredilen yetkinin kapsamı, süresi, parasal sınırı, kullanılacağı işlem türü, raporlama usulü ve onay mekanizması açıkça belirtilir.

3. Risk Yönetimi, İç Kontrol, İzleme ve Değerlendirme

3.1. Risk Yönetimi İlkeleri

Vakıf, faaliyetlerini etkileyebilecek mali, hukuki, idari, operasyonel, itibari, bilgi güvenliği, kişisel veri güvenliği, insan kaynakları, satın alma, proje ve uyum risklerini belirlemeyi, önlemeyi, izlemeyi ve yönetilebilir seviyede tutmayı amaçlar. Risk yönetimi, Vakfın tüm faaliyetlerinde önleyici ve yazılı bir yönetim yaklaşımı olarak uygulanır.

Risk yönetimi kapsamında asgari olarak aşağıdaki süreçler yürütülür:

• Faaliyet, proje, satın alma, ödeme, personel, sözleşme, bağış, burs, demirbaş ve veri işleme süreçlerinde risklerin belirlenmesi,
• Risklerin gerçekleşme ihtimali, etkisi ve öncelik seviyesinin değerlendirilmesi,
• Risk azaltıcı tedbir, kontrol ve sorumluların belirlenmesi,
• Riskli işlemlerin Yönetim Kurulu veya yetkili kişi/organ onayına bağlanması,
• Periyodik izleme, raporlama ve gerektiğinde revizyon yapılması.

3.2. İç Kontrol Sistemi

Vakıf bünyesinde, faaliyet ve işlemlerin mevzuata, Vakıf Senedine, vakıf amaçlarına, Yönetim Kurulu kararlarına, bütçeye, sözleşmelere ve iç düzenlemelere uygun yürütülmesini sağlamak üzere iç kontrol mekanizmaları oluşturulur. İç kontrol sisteminin kurulması, işletilmesi ve gözetimi Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır.

İç kontrol sistemi; yazılı talep ve onay, görevler ayrılığı, yetki matrisi, belgeye dayalı işlem, bütçe uygunluk kontrolü, satın alma dosyası, sözleşme kontrolü, banka ve muhasebe mutabakatı, ödeme öncesi uygunluk incelemesi, üç yönlü eşleştirme, demirbaş sayımı, envanter kontrolü, kişisel veri ve belge güvenliği, periyodik raporlama ve Denetleme Kurulu/YMM/Vakıflar Genel Müdürlüğü denetimine hazırlık unsurlarını içerir.

Vakfın sınırlı kadro yapısı nedeniyle görevler ayrılığının aynı ölçüde uygulanamadığı hallerde, işlem yapan, kontrol eden ve onaylayan süreçlerin mümkün olduğunca farklı kişiler veya organlar tarafından yürütülmesi sağlanır. Bunun fiilen mümkün olmadığı hallerde Yönetim Kurulu onayı, imza yetkilileri kontrolü, banka talimatı, kayıtların geriye dönük izlenebilirliği ve denetim raporlamasıyla telafi edici kontrol uygulanır.

3.3. İzleme ve Değerlendirme ve Raporlama

Vakıf faaliyetleri, yıllık faaliyet planları, bütçe, proje planları ve belirlenen hedefler doğrultusunda düzenli olarak izlenir ve değerlendirilir. İzleme ve değerlendirme sonuçları periyodik olarak Yönetim Kurulu’na raporlanır; gerekli görülen hallerde Mütevelli Heyeti’nin bilgisine sunulur.

Denetleme Kurulu tarafından hazırlanan denetim raporları, yeminli mali müşavir denetimi, bağımsız/kurumsal değerlendirme raporları ve Vakıflar Genel Müdürlüğü denetiminde ortaya çıkan tespitler Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir; tespit edilen eksikliklerin giderilmesi için sorumlu kişi, işlem ve süre belirlenir.

Vakıf ve Vakfa bağlı iktisadi işletmelerin muhasebe kayıtları, mali tabloları, vergi uygulamaları, sosyal güvenlik yükümlülükleri ve ilgili diğer mali işlemlerinin yürürlükte bulunan mevzuata uygunluğunun değerlendirilmesi amacıyla Yönetim Kurulu kararı ile serbest muhasebeci mali müşavir, yeminli mali müşavir, bağımsız denetim kuruluşu veya alanında uzman danışmanlardan hizmet alınabilir.

4. Mali Yönetim, Bütçe, Harcama ve Hesap Verebilirlik

4.1. Genel Mali İlkeler

Vakfın mali yönetimi; şeffaflık, hesap verebilirlik, belgelendirme, ihtiyatlılık, bütçe disiplini, mali sürdürülebilirlik, kaynakların etkin ve ekonomik kullanımı ve vakıf amacına bağlılık ilkeleri çerçevesinde yürütülür. Vakıf gelirleri ve giderleri, vakıf amaçları dışında kullanılamaz.

Muhasebe işlemleri, vergi mevzuatı, vakıflar mevzuatı, genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri, Yönetim Kurulu kararları ve ilgili mali düzenlemeler doğrultusunda yürütülür. Finansal tablolar, beyannameler, bildirimler, faaliyet raporları ve denetime esas belgeler mevzuatta öngörülen sürelerde ve standartlarda hazırlanır.

4.2. Bütçe Hazırlanması ve Onayı

Vakfın yıllık bütçesi; gelir ve gider kalemlerini, personel giderlerini, genel yönetim giderlerini, proje ve faaliyet giderlerini, satın alma ihtiyaçlarını, yatırım/demirbaş planını, burs/yardım/bağış harcamalarını ve öngörülen finansman kaynaklarını kapsayacak şekilde Yönetim Kurulu tarafından hazırlanır ve Vakıf Senedinde öngörülen usule uygun olarak Mütevelli Heyeti’nin onayına sunulur.

Bütçe hazırlık sürecinde önceki yıl gerçekleşmeleri, mevcut proje yükümlülükleri, fon sağlayıcı kuralları, nakit akışı, riskler, ekonomik göstergeler ve Vakfın mali sürdürülebilirliği dikkate alınır. Onaylanan bütçe ilgili faaliyet dönemi için bağlayıcıdır.

4.3. Bütçe Revizyonları ve Uygulama

Bütçenin uygulanması sırasında ortaya çıkan revizyon ihtiyacı, gerekçesiyle birlikte Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir. Bütçe revizyonları, bütçenin onayına ilişkin usule tabidir. Bütçe dışı harcama yapılamaz; zorunlu ve acil hallerde yapılması gereken harcamalar Yönetim Kurulu onayına sunulur ve ilk revizyon sürecinde bütçeye işlenir.

Projelerde bütçe, ödeme, maliyet paylaşımı ve kaynak kullanımı proje planı, fon sağlayıcı kuralları, sözleşme hükümleri ve Yönetim Kurulu kararları doğrultusunda yürütülür. Birden fazla proje yürütülmesi halinde kaynakların, personel zamanının, genel giderlerin ve ortak maliyetlerin projelere dağılımı izlenebilir ve denetlenebilir şekilde kayıt altına alınır.

4.4. Harcama ve Ödeme Yetkileri

Vakıf adına yapılacak harcamalar ve ödemeler; onaylanmış bütçeye uygunluk, yazılı belge ve dayanak, yetkili kişi veya organ onayı, satın alma/sözleşme uygunluğu, teslim veya ifa kontrolü ve vakıf amacıyla doğrudan bağlantı ilkelerine uygun olarak gerçekleştirilir.

Ödeme yapılmadan önce; harcama talebi, Yönetim Kurulu/Genel Sekreter/Komisyon onayı, teklif veya sözleşme, teslim/ifa/kabul belgesi, fatura, banka talimatı ve muhasebe kaydı arasında uygunluk kontrolü yapılır. Mal ve hizmet alımlarında işlemin niteliğine uygun olduğu ölçüde satın alma talebi veya sipariş/sözleşme, teslim veya hizmet kabul belgesi ve fatura/ödeme belgesi arasında üç yönlü eşleştirme yapılır.

Ödemeler kural olarak banka kanalıyla ve yazılı/onaylı talimatlarla gerçekleştirilir. Çek, mobil uygulama veya nakit ödeme gibi yöntemler ancak Yönetim Kurulu tarafından belirlenen usul ve güvenlik şartlarına uygun olarak kullanılabilir. Zorunlu haller dışında nakit ödeme yapılmaz. Nakit ödeme limiti Yönetim Kurulu tarafından belirlenir; limit belirleninceye kadar olağan nakit ödemelerde 100.000 TL üst sınır uygulanır.

Banka hesapları günlük olarak takip edilir; banka kayıtları ile muhasebe kayıtları ayda en az iki kez mutabık hale getirilir. Büyük tutarlı ödemelerde ödeme talimatının doğrulanması, çift imza/onay, alıcı hesap bilgilerinin teyidi, sözleşme ve fatura kontrolü, gerektiğinde Yönetim Kurulu veya yetkilendirilmiş kişi onayı aranır.

Muhasebe sistemlerine giriş, kişiye özel kullanıcı adı ve şifre ile yapılır. Ortak kullanıcı hesabı kullanılmaması esastır. Sisteme erişim yetkileri görev gereğiyle sınırlı tutulur; kullanıcı ve işlem kayıtları mümkün olduğu ölçüde izlenebilir şekilde saklanır.

5. Vakıf Mal Varlığının Yönetimi ve Korunması

5.1. Genel İlke

Vakıf malvarlığı, vakfın amaçlarına özgülenmiş olup korunması, geliştirilmesi, kayıt altına alınması, sigorta ihtiyacının değerlendirilmesi, zimmet ve kullanım takibinin yapılması ve amaç dışı kullanımının önlenmesi esastır.

5.2. Kullanım ve Sorumluluk

Vakfın demirbaş ve sabit kıymet kayıtları güncel şekilde tutulur. Kayıtlarda demirbaşın adı, cinsi, marka/model/seri numarası, edinim tarihi, satın alma bedeli, maliyet bilgisi, amortisman bilgisi, kullanım yeri, zimmetli kişi/birim, sigorta bilgisi, bakım-onarım geçmişi, sayım durumu ve elden çıkarma/satım bilgileri yer alır.

Demirbaşlar görev ve vakıf amacı dışında kullanılamaz. Personele veya görevlilere tahsis edilen demirbaşlar zimmet/teslim tutanağı ile kayıt altına alınır. Hırsızlık, kayıp, hasar, yanlış kullanım, yetkisiz kullanım veya üçüncü kişilerden kaynaklanan zarar hallerinde durum derhal Genel Sekreter’e bildirilir; gerekli idari, hukuki, sigorta ve muhasebe işlemleri yürütülür.

Demirbaş ve sabit kıymetlerin fiili durumu yılda en az bir kez sayılır. Envanter sayımı sonucunda kayıtlar ile fiili durum karşılaştırılır; eksik, fazla, hurda, kullanılmaz durumda veya satıma konu olabilecek varlıklar raporlanır. Envanter kayıtlarının elektronik ortamda tutulması esastır; mevcut durumda Excel veya benzeri takip dosyası kullanılması halinde kayıtların düzenli güncellenmesi, yedeklenmesi ve erişim yetkisinin sınırlandırılması gerekir.

Vakfın bilgisayarları, elektronik cihazları, önemli demirbaşları ve riskli varlıkları bakımından sigorta ihtiyacı Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir. Sigortalanması uygun görülen varlıklar için poliçe, teminat, yenileme ve hasar süreçleri takip edilir.

Vakıf malvarlığının kasıtlı, ihmali veya yetkisiz kullanımı halinde sorumlular hakkında iş hukuku, borçlar hukuku, ceza hukuku ve ilgili sair mevzuat hükümleri uyarınca gerekli işlemler yapılır.

6. Satın Alma, Tedarik, Satım ve Sözleşme Yönetimi

6.1. Satın Alma İlkeleri

Vakfın satın alma faaliyetleri; şeffaflık, rekabet, eşitlik, ihtiyaçlara uygunluk, etkin ve ekonomik kaynak kullanımı, belgelendirme, hesap verebilirlik, çıkar çatışmasından kaçınma ve etik davranış ilkeleri doğrultusunda yürütülür. Vakıf tarafından gerçekleştirilecek her türlü mal, hizmet, danışmanlık, yapım işi, hak edinimi, demirbaş satımı ve gayrimenkul satımı bu İç Yönerge ve aşağıdaki usul ve esaslara tabidir.

Satın alma işlemleri süreklilik arz etmeyen mal/hizmet alımları ile danışmanlık hizmetleri olarak ayrılır. Satın alma ihtiyacının tespitinde ihtiyacın gerekçesi, teknik şartları, yaklaşık bedeli, bütçe uygunluğu, teslim/ifa süresi, kalite standardı ve hizmetin Vakıf amacıyla bağlantısı yazılı olarak belirlenir.

6.1.1. Satın Alma Usulleri ve Parasal Limitler

İşlem Türü / Bedel	Uygulanacak Usul ve Yetki
KDV hariç 500.000 TL’ye kadar olan ve süreklilik arz etmeyen mal/hizmet/danışmanlık alımları	Komisyon kararı aranmaksızın Genel Sekreterlik tarafından doğrudan alım yapılabilir. İşlem yazılı belgeye bağlanır ve bütçe uygunluğu aranır.
KDV hariç 500.000 TL ile 1.250.000 TL arasındaki süreklilik arz etmeyen mal/hizmet/danışmanlık alımları	Yönetim kurulu kararına istinaden açık teklif usulü uygulanır ve satın alma komisyonu kararına istinaden işlem sonuçlandırılır.
KDV hariç 1.250.000 TL’yi aşan mal/hizmet alımları	Yönetim kurulu kararına istinaden kapalı teklif usulü uygulanır ve satın alma komisyonu kararına istinaden işlem sonuçlandırılır.
Yıllık KDV hariç 2.000.000 TL’yi aşan danışmanlık hizmeti alımları	Yönetim Kurulu kararına istinaden kapalı teklif usulü uygulanır.

 

6.1.2. Satın Alma Komisyonu

Satın alma komisyonu Vakıf Genel Sekreteri tarafından oluşturulur. Komisyonun oluşumunda işlemin niteliği, yaklaşık bedeli, teknik uzmanlık ihtiyacı, çıkar çatışması riski ve görevler ayrılığı ilkesi dikkate alınır.

• Yönetim kurulu kararına istinaden KDV hariç 500.000 TL ile 1.250.000 TL arasındaki süreklilik arz etmeyen mal/hizmet/danışmanlık satın alımlarında, Vakıf ve/veya Vakıf İktisadi İşletmesi personelinden üç kişiyi geçmeyecek şekilde satın alma komisyonu oluşturulur.
• Yönetim Kurulu kararına istinaden yapılacak yıllık KDV hariç 1.250. 000 TL’yi aşan danışmanlık hizmeti alımlarında, Vakıf ve/veya Vakıf İktisadi İşletmesi personeli ile Yönetim Kurulu üyelerinden oluşacak ve üç kişiyi geçmeyecek şekilde satın alma komisyonu oluşturulur.
• Komisyon kararları oy çokluğuyla alınır. Komisyon; teklifleri incelemek, fiyat, kalite, süre, uygunluk, tedarikçi yeterliliği ve vakıf menfaatini değerlendirmek ve uygun bulduğu teklifin uygulanmasını sağlamakla yükümlüdür.

6.1.3. Teklif Usulleri

Vakfın satın alma işlerinde, bedel ve işlem niteliğine göre açık teklif usulü veya kapalı teklif usulü uygulanır.

Açık teklif usulünde; satın alınacak mal veya hizmetin özellikleri isteklilere faks, e-posta, yazılı davet veya web sitesi duyurusu ile iletilir. İsteklilerden faks, e-posta, mektup veya benzeri yazılı yollarla teklif alınır. Yazılı teklif alınması zorunlu olmayan hallerde mutabık kalınan fiyat satın alma komisyonu tarafından değerlendirilmek suretiyle satın alma işlemi sonuçlandırılır.

Kapalı teklif usulü; KDV hariç 1.250.000 TL üzerindeki mal ve hizmet alımlarında uygulanır. Bu usulde mal ve hizmet alımına ilişkin duyuru, şartname ile birlikte faks, e-posta, web sitesi ilanı veya yazılı davet yoluyla yapılır. Teklifler isteklilerden yazılı olarak kapalı zarf içerisinde alınır. Teklif mektubunda istenen belge ve ek bilgilere yer verilmesi zorunludur.

6.1.4. Satın Alma Dosyası ve Kontrol

Her satın alma işlemi için işlemin niteliğine uygun bir satın alma dosyası oluşturulur. Dosyada; ihtiyaç talebi, teknik şartname veya hizmet kapsamı, yaklaşık maliyet, bütçe uygunluk kaydı, teklif davetleri, alınan teklifler, komisyon tutanağı, Yönetim Kurulu veya yetkili kişi onayı, sözleşme/sipariş, teslim/ifa/kabul belgeleri, fatura, ödeme belgesi ve gerekli görülen diğer belgeler yer alır.

Satın alma süreçlerinde sahtekarlık, usulsüzlük, çıkar çatışması, tedarikçi ile kişisel/menfaat ilişkisi, piyasa rayicine aykırı fiyatlandırma, bölünmüş alım, teslim alınmayan mal/hizmet için ödeme, eksik belgeyle ödeme veya kalite uygunsuzluğu ihtimallerine karşı komisyon ve yetkililer gerekli dikkat ve özeni göstermekle yükümlüdür.

6.2. Satım İşlemleri, Yetki ve Onay

Vakfın demirbaş, taşınır, hak ve gayrimenkul satım işlemleri Vakıf menfaati, şeffaflık, belgelendirme, rayiç değer, rekabet ve yetkili organ onayı ilkeleri doğrultusunda yürütülür.

6.2.1. Demirbaş Satım Usulü

Tahmini Değer	Uygulanacak Usul
500.000 TL’ye kadar olan demirbaş satımları	Yazılı teklif alınması zorunlu olmaksızın, komisyon kararı alınarak gerçekleştirilir.
500.000 TL – 1.250.000 TL arasındaki demirbaş satımları	Açık teklif usulü ve komisyon kararı ile gerçekleştirilir.
1.250.000 TL’nin üzerindeki demirbaş satımları	Kapalı teklif usulü ve komisyon kararı ile gerçekleştirilir.

 

6.2.2. Satım Komisyonu

Satım komisyonu, Vakıf Genel Sekreteri tarafından Vakıf ve/veya Vakıf İktisadi İşletmesi personelinden olmak üzere üç kişiyi geçmeyecek şekilde oluşturulur. Bedeli KDV hariç 2.000.000 TL’yi aşan mal ve demirbaş satımlarında satım komisyonunda en az bir Yönetim Kurulu üyesi yer alır. Komisyon kararları oy çokluğuyla alınır ve komisyon satışın Vakıf menfaatine uygun gerçekleştirilmesini sağlar.

6.2.3. Gayrimenkul Satım Usulü

Her türlü gayrimenkul satımında kapalı teklif usulü esastır ve satım Yönetim Kurulu kararına istinaden gerçekleştirilir. Bu usulde teklifler, teklif sahiplerinden yazılı olarak alınır. Teklif mektubu bir zarfa kapatılır; zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi ile teklif verilen konu yazılır ve zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır.

6.2.4. Limitlerin Güncellenmesi ve Tanımlanmayan İşlemler

Yönetim Kurulu, bu İç Yönergede ve satın alma/satım usulünde belirtilen limitleri artırmaya veya azaltmaya, uygulama usullerini güncellemeye ve yeni olguların ortaya çıkması halinde bu prosedürde tanımlanmayan işlemlerde işlerin aksamaması için gerekli önlemleri almaya ve yeni düzenleme yapmaya yetkilidir. Limit veya usul değişikliği yapılması halinde değişiklik yazılı Yönetim Kurulu kararı ile kayıt altına alınır ve gerekli görülürse İç Yönerge revizyonuna konu edilir.

6.3. Sözleşmeler

Vakıf adına akdedilecek sözleşmeler, yetkili organ veya kişilerce imzalanır. Sözleşme türleri, onay süreçleri, imza yetkisi, teminat, ödeme, fesih, cezai şart, sorumluluk, gizlilik, kişisel verilerin korunması, denetim, mücbir sebep, uyuşmazlık ve yürürlük hükümleri işin niteliği dikkate alınarak belirlenir.

Sözleşme taslakları, işin niteliği ve risk düzeyi dikkate alınarak hukuk müşavirliği görüşüne sunulur. Vakıf lehine gerekli teminat, cezai şart, fesih, sorumluluk, kişisel verilerin korunması, gizlilik, denetim ve belge sunma hükümlerine yer verilmesi esastır.

7. Vakıf Faaliyetleri

7.1. Temel Amaç

İHKİB Eğitim Vakfı’nın temel amacı; Türkiye ekonomisinde önemli bir konuma sahip olan hazır giyim, konfeksiyon ve tekstil sektörlerinde eğitimli, nitelikli ve dünya standartlarında yetişmiş insan gücü ihtiyacını karşılamak; sektörün modern teknolojilerle gelişimine, eğitim, araştırma, danışmanlık, sosyal destek ve proje faaliyetleri aracılığıyla katkı sağlamaktır.

7.2. Faaliyet Alanları

Vakıf, amacı doğrultusunda ve Vakıf Senedinde çizilen sınırlar içinde aşağıdaki alanlarda faaliyet gösterebilir:

• Lise, meslek Lisesi, Mesleki ve Teknik Anadolu Lisesi ve benzeri örgün ve yaygın öğretim kurumları ile üniversite, fakülte, meslek yüksekokulu, enstitü ve benzeri yükseköğretim kurumları kurmak, işletmek veya desteklemek,
• Maliyet düşürücü iktisadi, teknolojik ve eğitim faaliyetlerinde bulunmak,
• Bilimsel araştırma, geliştirme, eğitim, danışmanlık, test, analiz ve benzeri çalışmaları yapmak veya yaptırmak,
• Yeni teknolojiler geliştirmek ve test etmek üzere laboratuvarlar, uygulama merkezleri, eğitim merkezleri ve benzeri yapılar kurmak,
• Uluslararası standartlardan kaynaklanan sorunların çözümüne katkı sağlamak,
• Yurt içi ve yurt dışı fuarlara katılım, ziyaret, tanıtım, organizasyon ve eğitim desteği sağlamak,
• Dış ticaret sektörlerine danışmanlık hizmeti sunabilecek birimler oluşturmak,
• Sektörlerin ihtiyaçları çerçevesinde bilgilendirme, eğitim, yayın, seminer, çalıştay ve proje faaliyetleri yürütmek,
• İhtiyaç sahibi öğrencilere burs, nakdi yardım, ayni destek ve gıda bankacılığı kapsamında destek sağlamak,
• Vakıf Senedinde yer alan amaçlara uygun olmak kaydıyla bağış, fon, hibe, proje, sponsorluk ve iş birliği süreçlerini yürütmek.

7.3. Planlama, Programlama ve Faaliyet Yönetimi

7.3.1. Vakıf Plan ve Programlarının Esası

Vakfın tüm plan, program ve faaliyetleri; Vakıf Senedinde belirtilen amaçlar doğrultusunda, Vakıf Yönetim Kurulu’nun yetki ve sorumluluğu altında yürütülür. Vakıf faaliyetleri yazılı Yönetim Kurulu kararlarıyla icra edilir ve karar, bütçe, sözleşme, ödeme ve sonuç belgeleri dosyalanır.

7.3.2. Planlama ve Uygulama Usulleri

Vakfın kısa, orta ve uzun vadeli plan ve programları; Yönetim Kurulu kararları, mali ve idari imkânlar, faaliyetlerin sürdürülebilirliği, kaynak kullanımı, hedef kitle, beklenen çıktı, riskler ve denetim gereklilikleri dikkate alınarak oluşturulur.

7.3.3. Yazılı Politika ve Prosedürlerin Oluşturulması

Faaliyet planlama, uygulama, raporlama, proje yönetimi, satın alma, ödeme, kaynak kullanımı, risk yönetimi, izleme ve değerlendirme süreçleri yazılı politika ve prosedürlere bağlanır. Bu prosedürler Yönetim Kurulu onayı ile yürürlüğe konur ve ihtiyaç halinde güncellenir.

7.4. İş ve Proje Yönetimi, Bütçe ve Kaynak Kullanımı

7.4.1. Proje ve Faaliyet Yönetimi

Vakfın yürüttüğü her iş ve proje için faaliyet kapsamı, süre, sorumlu birim/kişi, bütçe, finansman kaynağı, ödeme planı, beklenen çıktı, raporlama yükümlülüğü, riskler, satın alma ihtiyacı ve izleme göstergeleri yazılı olarak belirlenir.

7.4.2. Çalışma Programları ve Organizasyon Yapısı

Yürütülen ve planlanan iş ve projelerin izlenebilirliğini sağlamak amacıyla çalışma programı, sorumluluk ve yetki dağılımı, organizasyon yapısı ve şeması, görev tanımları, iç/dış paydaşlar, raporlama takvimi ve belge düzeni yazılı olarak belirlenir. İlgili birimler ve kişiler, sorumluluk alanlarındaki gelişmeleri Genel Sekreter’e ve gerekli hallerde Yönetim Kurulu’na raporlar.

7.4.3. Organizasyon Yapısı ve Yetki Prensibi

7.4.3.1. Yönetim Yapısı

Projelerde yönetim yapısı, Vakıf Senedi ve Yönetim Kurulu kararlarına aykırı olmamak kaydıyla belirlenir. Proje sorumlusu, bütçe sorumlusu, satın alma sorumlusu, raporlama sorumlusu ve destek personeli yazılı olarak görevlendirilebilir. Fon sağlayıcı veya iş birliği yapılan kurum tarafından özel raporlama, görünürlük, denetim veya maliyet dağıtım yükümlülüğü öngörülmüşse bu yükümlülükler proje dosyasında ayrıca takip edilir.

7.5. Risk Yönetimi

7.5.1. Risk Yönetimi İlkesi

İşbu İç Yönergenin 3. maddesi saklı kalmak kaydıyla, Vakfın faaliyetlerinde karşılaşılabilecek mali, idari, hukuki, operasyonel, etik, proje, tedarikçi, insan kaynakları, bilgi güvenliği ve itibari risklerin önceden tespit edilmesi ve Vakıf menfaatleri doğrultusunda yönetilmesi esastır.

7.5.2. Risklerin Tanımlanması ve Değerlendirilmesi

Risk yönetimi kapsamında olası riskler belirlenir, etki ve olasılık bakımından değerlendirilir, sorumlular atanır, risk azaltıcı tedbirler alınır, raporlama ve izleme usulleri yazılı hale getirilir. Risk değerlendirmeleri faaliyet ve proje ölçeğine uygun olarak sade veya ayrıntılı risk tablosu ile yapılabilir.

7.5.3. Risk Yönetimi Prosedürleri

Risk yönetimine ilişkin politika ve prosedürler Yönetim Kurulu onayı ile yürürlüğe konulur. Bu düzenlemeler, Vakfın kurumsal yapısı, faaliyet alanları, denetim raporları, mevzuat değişiklikleri, ekonomik gelişmeler ve ortaya çıkan yeni riskler dikkate alınarak güncellenebilir.

7.6. İzleme ve Değerlendirme

7.6.1. İzleme ve Değerlendirme Mekanizması

Vakfın faaliyet ve projeleri; amaçlara uygunluk, bütçe gerçekleşmesi, kaynak kullanımı, çıktıların gerçekleşmesi, etkinlik, verimlilik, katılımcı/yararlanıcı geri bildirimleri, sözleşme uygunluğu, satın alma/ödeme belgeleri ve riskler bakımından düzenli olarak izlenir ve değerlendirilir.

7.6.2. Raporlama ve Geri Bildirim

Faaliyet sonuçları, Yönetim Kurulu’na ve gerekli görülen hallerde Mütevelli Heyeti’ne, Denetleme Kurulu’na, fon sağlayıcıya veya Yönetim Kurulu kararı ile Vakıf dışı üçüncü kişi/kurumlara raporlanır. İzleme ve değerlendirme sonuçlarına göre düzeltici ve önleyici faaliyetler belirlenir.

8. İnsan Kaynakları, Etik Kurallar ve Çıkar Çatışması

8.1. Genel İlkeler

Vakfın tüm insan kaynakları uygulamaları hukuka uygunluk, eşit işlem, liyakat, objektiflik, şeffaflık, hesap verebilirlik, verimlilik, dürüstlük, tarafsızlık, gizlilik, kişisel verilerin korunması ve vakıf malvarlığının korunması ilkeleri çerçevesinde yürütülür. Vakıf personeli ve görevlileri görevlerini Vakıf menfaatlerini gözeterek yerine getirir.

8.2. Etik, Şeffaflık ve Çıkar Çatışması

Vakıf faaliyetlerinde; yolsuzluk, suistimal, dolandırıcılık, çıkar çatışması, haksız menfaat temini, kayırmacılık, kişisel ilişkiye dayalı işlem, gizli bilgi kullanımı ve Vakıf menfaatine aykırı davranışlar yasaktır. Vakıf personeli, Yönetim Kurulu üyeleri, komisyon üyeleri ve Vakıf adına işlem yapan kişiler, kendileri veya yakınları lehine çıkar çatışması doğurabilecek durumları gecikmeksizin yazılı olarak Genel Sekreter’e ve/veya Yönetim Kurulu’na bildirir.

Satın alma ve sözleşme süreçlerinde potansiyel tedarikçilerle kişisel, mali veya menfaat ilişkisi bulunan kişiler değerlendirme ve karar süreçlerine katılamaz. Bu kapsamda; Vakıf organlarında görev alanların, Genel Sekreterin, personelin ve komisyon üyelerinin; eşlerinden, alt ve üstsoylarından, kan ve kayın hısımlarından veya yakın tanıdıklarından (veya bunların ortak olduğu şirketlerden) doğrudan ya da dolaylı olarak mal ve hizmet alımı yapması kural olarak yasaktır.Şüpheli işlem, belge, ödeme, teklif, tedarikçi ilişkisi veya suistimal iddiası halinde durum Yönetim Kurulu tarafından incelenir; gerekli idari, hukuki ve cezai başvuru yolları değerlendirilir.

8.3. İnsan Kaynakları Politikası ve İşe Giriş Usulleri

Vakfın amaç ve faaliyet alanları doğrultusunda insan kaynakları süreçlerinin şeffaf, eşitlikçi, liyakat esaslı ve mevzuata uygun yürütülmesini teminen insan kaynakları politikası oluşturulur. İnsan kaynakları politikası; kadro planlama, işe alım, görevlendirme, işe giriş, oryantasyon, eğitim, performans, ücret, disiplin, işten çıkış, özlük dosyası, belge saklama ve kişisel verilerin korunması süreçlerini kapsar.

Personel ihtiyacı, kadro yapısı ve pozisyonların asgari nitelikleri Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Genel Sekreter, Yönetim Kurulu tarafından belirlenen kadro ve bütçe sınırları içinde işe alım ve görevlendirme, ücret artışı, prim, ikramiye verilmesi gibi süreçleri yürütür veya bu konuda ilgili kişileri/birimleri görevlendirir.

8.4. İşe Alım ve Görevlendirme Esasları

Vakfa yapılacak tüm işe alım, görevlendirme ve sözleşmeli çalışma ilişkileri; Vakfın faaliyet ihtiyaçları, görev tanımları, nitelik kriterleri, bütçe imkânları, eşitlik ve ayrımcılık yasağı ilkeleri, Vakıf Senedi ve yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülür.

Vakıf personeli ve/veya Vakıf İktisadi İşletmesi personeli kadrosu Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Kadro ihdası veya pozisyon ihtiyacı Yönetim Kurulu tarafından onaylandıktan sonra işe alım süreci Genel Sekreter veya yetkilendirilen kişi/birim tarafından yürütülür.

Personel alımlarında asgari olarak aşağıdaki genel koşullar aranır:

• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmak veya ilgili pozisyon bakımından mevzuata uygun çalışma iznine sahip olmak,
• Kamu haklarından mahrum bulunmamak,
• Görevin gerektirdiği eğitim, deneyim, mesleki yeterlilik, sertifika, yabancı dil, teknik bilgi veya benzeri objektif nitelikleri taşımak,
• Görevini yapmasına engel hukuki veya fiili bir hali bulunmamak,
• Vakıf iç düzenlemelerine, etik kurallara, gizlilik ve kişisel verilerin korunması yükümlülüklerine uyum sağlayabilecek nitelikte olmak,
• Vakfın ve/veya iktisadi işletmenin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerine katılmak ve seyehat engeli olmamak,
• Pozisyonun niteliğiyle objektif bağlantılı olmak kaydıyla Yönetim Kurulu tarafından belirlenen yaş, mezuniyet, deneyim veya benzeri özel şartları taşımak.
• En az lisans mezunu olmak, görev alanına göre mesleki yeterlilik ve/veya deneyime sahip olmak,
• Görevin niteliği gerektirdiği hallerde yabancı dil yeterliliği şartı aranabilir. Yabancı dil yeterliliğinin tevsiki amacıyla YDS, e-YDS, YÖKDİL, TOEFL, IELTS veya Yönetim Kurulunca uygun görülecek ulusal ya da uluslararası sınav sonuç belgeleri ile Milli Eğitim Bakanlığı tarafından yetkilendirilmiş dil eğitim kurumlarından alınan sertifikalarından birine sahip olmak

 

• 5. İşe Giriş Prosedürleri

Vakfa personel, danışman veya süreli görevlendirme kapsamında çalışacak kişilerin işe girişleri; ilan verilmesi, aday havuzunun değerlendirilmesi, doğrudan görüşme yapılması, yazılı başvuru alınması veya benzeri objektif yöntemlerden biri ya da birkaçı kullanılarak yürütülebilir. Kullanılan yöntem, başvuru ve değerlendirme kayıtları, görüşme notları, referans/uygunluk değerlendirmesi ve nihai onay süreci yazılı olarak saklanır.

İşe giriş işlemleri kapsamında asgari olarak; görev ve yetki tanımı belirlenir, ücret, çalışma süresi, çalışma yeri, raporlama ilişkisi, gizlilik, KVKK ve diğer yükümlülükler yazılı hale getirilir, gerekli sözleşme ve belgeler imzalanır, SGK ve diğer mevzuat işlemleri yapılır, özlük dosyası oluşturulur ve görev tanımı ilgili kişiye tebliğ edilir.

İşe başlayan personele oryantasyon eğitimi verilir. Oryantasyon kapsamında Vakıf Senedi, bu İç Yönerge, etik kurallar, görev tanımı, KVKK, bilgi güvenliği, iş sağlığı ve güvenliği, izin/çalışma usulleri, satın alma ve mali süreçlerle ilgili temel kurallar açıklanır.

8.6. İç Düzenlemelerin Oluşturulması

Vakıf insan kaynakları uygulamalarına ilişkin işe alım, çalışma usulleri, işten çıkış, disiplin, davranış kuralları, performans, görevlendirme, eğitim, izin, ücret, özlük dosyası, belge saklama ve KVKK süreçlerini kapsayan yazılı iç düzenlemeler ve prosedürler hazırlanır ve Yönetim Kurulu onayı ile yürürlüğe konulur.

8.7. Çalışma Saatleri, Fazla Çalışma ve İzinler

Çalışma düzeni, fazla çalışma, hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil çalışmaları, yıllık izin, mazeret izinleri, doğum ve süt izni ile hastalık izni bakımından yürürlükteki İş Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri esas alınır. Çalışan, belirlenen çalışma saatlerinde görevinin başında bulunmak ve çalışma süresini görevine hasretmek zorundadır; amirinin izni olmaksızın görev yerini terk edemez.

Yıllık izin kullanımında izinlerin bölünmeden kullanılması esastır. Ancak tarafların anlaşması ve mevzuata uygun olmak kaydıyla yıllık izin bölümler halinde kullanılabilir; yıllık iznin bir bölümünün on günden az olmaması esastır. İzin talepleri yazılı veya elektronik izin talep formu ile en az bir hafta önceden yapılır; izin talebi onaylanmadıkça çalışan görevine devam eder.

Belgelendirilmek kaydıyla personele; kendisinin evlenmesi halinde 5 gün, eşi/çocuğu/kardeşi/kendisinin veya eşinin anne/babasının ölümü halinde 5 gün, eşinin doğum yapması halinde 5 gün, çocuğunun evlenmesi halinde 3 gün ücretli sosyal izin verilebilir. Mevzuatta daha uzun süre öngörülmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

8.8. Ücretler, Primler ve Sosyal Haklar

Vakıf ve İktisadi İletme personelinin ücret, prim, ikramiye, harcırah, yan hak ve sosyal hakları; görev tanımı, pozisyon, mesleki yeterlilik, performans, bütçe imkânları, Yönetim Kurulu kararları, iş sözleşmesi ve yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde belirlenir. Ücret ve yan haklara ilişkin tüm düzenlemeler yazılı sözleşme, bordro, Yönetim Kurulu kararı veya ilgili iç düzenleme ile kayıt altına alınır.

Maaş ödeme süreçleri banka kanalıyla yürütülür. İşten çıkış veya ücret sisteminden çıkarma işlemleri yazılı karar, bordro, SGK bildirimi, ibra/sulh/ödeme belgeleri ve özlük dosyası kayıtlarıyla belgelendirilir. Proje kapsamında istihdam edilen personel bakımından maaş ve yan hakların hangi proje, bağış, fon veya bütçe kaleminden karşılandığı izlenebilir şekilde kayıt altına alınır.

8.9. Görev, Yetki ve İş Tanımları

Vakfın tüm personeli, danışmanları ve Vakıf adına sistemlerde işlem yapan kişiler için görev, yetki ve sorumlulukları belirleyen iş tanımları hazırlanır. Görev tanımlarında görevin amacı, bağlı olunan yönetici/birim, temel görevler, yetki sınırları, raporlama yükümlülükleri, kullanılacak sistemler, beklenen mesleki yeterlilikler, KVKK ve bilgi güvenliği yükümlülükleri ile gerekli görülen performans göstergeleri yer alır.

Aşağıdaki görev tanımları, Vakıf bünyesinde oluşturulabilecek temel fonksiyonlar için asgari çerçeve niteliğindedir. Vakfın kadro yapısı ve iş hacmine göre bu görevler ayrı personel tarafından veya aynı personel üzerinde birleştirilerek yürütülebilir; ancak görevler ayrılığı ve kontrol ilkesi mümkün olduğunca korunur.

Mali ve İdari İşler / Muhasebe Fonksiyonu

• Vakfın mali tablolarının, muhasebe kayıtlarının, vergi ve yasal bildirimlerinin mevzuata uygun şekilde hazırlanmasını ve takip edilmesini sağlamak.
• Genel muhasebe, fatura kontrol/kayıt, fatura düzenleme, cari hesap, banka ve üçüncü kişi mutabakatlarını yürütmek.
• Günlük muhasebe işleyişini kontrol etmek, günlük/haftalık ödeme programını hazırlamak, banka ve finans kuruluşlarıyla süreçleri yürütmek.
• Bütçe, nakit akışı, finansal rapor, tahmin, vergi planlaması ve yönetime sunulacak mali bilgi ve politikaların hazırlanmasına katkı sağlamak.
• Banka hareketleri, para akışı, likidite, kur, faiz, enflasyon ve finansal riskleri takip etmek; riskleri Yönetim Kurulu/Genel Sekreter’e raporlamak.
• Denetim çalışmalarına katkıda bulunmak, Denetleme Kurulu, YMM, Vakıflar Genel Müdürlüğü ve ilgili kamu kurumları nezdindeki süreçlerde gerekli belge ve bilgileri hazırlamak.
• 6698 sayılı KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında mali belgeler ve kişisel verilerin güvenliğine ilişkin teknik/idari tedbirlere uygun hareket etmek.

İnsan Kaynakları Fonksiyonu

• Personel seçme, yerleştirme, işe giriş, işten çıkış, özlük dosyası, izin, eğitim, performans, ücret ve diğer İK süreçlerine ilişkin prosedürleri uygulamak.
• İlan hazırlamak, aday havuzu oluşturmak, özgeçmişleri sınıflandırmak, ön eleme yapmak, görüşme süreçlerini organize etmek ve işe alım kayıtlarını saklamak.
• İşe alınması kesinleşen adayların işe başlama, SGK, sözleşme, görev tanımı, oryantasyon ve bölüm teslim süreçlerini takip etmek.
• Personel listesi, organizasyon şeması, görev tanımları, eğitim kayıtları ve İK yazışmalarını güncel tutmak.
• Bireysel gelişim/eğitim taleplerine ilişkin onayları almak, eğitim programlarını planlamak, katılım kayıtlarını saklamak ve sonuçları raporlamak.
• Performans değerlendirme, çalışan memnuniyeti, ücret politikası, yıllık İK planlama ve İK istatistik raporlarının hazırlanmasına katkı sağlamak.
• KVKK kapsamında aday ve personel verilerinin güvenliğine ilişkin tedbirlere uygun hareket etmek.

Satın Alma Fonksiyonu

• Vakıf ihtiyaçları doğrultusunda mal/hizmet/danışmanlık alımlarında piyasa, tedarikçi, ürün ve fiyat araştırması yapmak.
• Mevcut ve potansiyel tedarikçilerin kalite, süre, fiyat, teknik yeterlilik, referans ve güvenilirlik bakımından değerlendirilmesine katkı sağlamak.
• Talep, teklif alma, sipariş/sözleşme, komisyon, teslim/ifa kontrolü, fatura ve ödeme süreçleri arasında koordinasyonu sağlamak.
• Satın alınan mal veya hizmetlerde kalite, teslim, eksik/ayıplı ifa, gecikme veya tedarikçi kaynaklı sorunları takip etmek ve ilgililere raporlamak.
• Satın alma verilerini, teklifleri, fiyatları, tedarikçi kayıtlarını ve dönemsel raporları düzenli şekilde tutmak.
• Yurt dışı satın alma veya ithalat gerektiren işlemlerde banka, gümrük, nakliye ve ilgili doküman süreçlerinin koordinasyonuna destek olmak.
• Satın alma prosedürlerinin uygulanmasını sağlamak, aksaklıkları Genel Sekreter/Yönetim Kurulu’na raporlamak ve KVKK/bilgi güvenliği yükümlülüklerine uygun hareket etmek.

Satış / Gelir Geliştirici Faaliyetler / Fuar ve Proje Destek Fonksiyonu

• Vakıf faaliyetleri kapsamında pazar, hedef kitle, fuar, proje, eğitim, iş birliği, bağış, sponsorluk ve gelir geliştirici faaliyetlere ilişkin veri toplamak ve güncel tutmak.
• Faaliyet ve projelere ilişkin bütçe, satış/gelir hedefi, strateji, teklif, iş planı ve raporlama süreçlerine katkı sağlamak.
• Teklif, sözleşme, katılım, müşteri/paydaş talebi ve teknik/ticari değerlendirme süreçlerinde ilgili birimlerle koordinasyon sağlamak.
• Yeni iş birliği, proje, fuar, eğitim, danışmanlık veya destek alanlarını araştırmak, uygunluk ve ön yeterlilik çalışmalarına katkı sağlamak.
• Müşteri/paydaş taleplerini takip etmek, teknik ve ticari problemlerin çözümünü koordine etmek, geri bildirim ve şikayetleri raporlamak.
• Satış/gelir performans hedef ve kriterlerinin belirlenmesine, tekliflerin takibine, siparişe/iş birliğine dönüşmeyen süreçlerin analizine katkı sağlamak.
• KVKK ve gizlilik yükümlülüklerine uygun hareket etmek.

Kurumsal İletişim ve Bilgi Güvenliği Fonksiyonu

• Vakfın dijital mecraları, web sitesi, sosyal medya hesapları, duyuru, pop-up, slider ve içerik girişleriyle ilgili süreçleri yürütmek veya koordine etmek.
• Kurumsal kimlik, afiş, davetiye, görsel, video, etkinlik ve organizasyon materyallerinin hazırlanmasına ve arşivlenmesine katkı sağlamak.
• Faaliyetlerle ilgili fotoğraf, video, görsel ve işitsel materyalleri dijital ortamda düzenli şekilde arşivlemek.
• Vakıf adına yayımlanacak içeriklerde kurumsal kimlik, doğruluk, uygunluk, KVKK, telif ve gizlilik kurallarına dikkat etmek.
• Bilgi güvenliği kapsamında erişim yetkisi, şifre güvenliği, belge paylaşımı, arşivleme, yedekleme ve yetkisiz erişimi önleme süreçlerine uygun hareket etmek.

 

8.10. Ayrımcılığın Önlenmesi ve Eşitlik İlkesi

Vakıf faaliyetlerinde ve insan kaynakları uygulamalarında cinsiyet, yaş, engellilik, medeni hal, hamilelik, dil, ırk, renk, etnik köken, din, mezhep, siyasi düşünce, sendikal faaliyet veya benzeri nedenlerle ayrımcılık yapılması yasaktır. İşe alım, görevlendirme, ücretlendirme, eğitim, terfi, performans ve işten çıkış süreçlerinde eşit işlem ve objektiflik ilkesi esas alınır.

8.11. İş Tanımı Dokümanlarının Uygulanması

İş tanımı dokümanları işe girişte ilgili kişilere tebliğ edilir ve görev süresi boyunca esas alınır. İş tanımlarında yapılacak değişiklikler yazılı olarak düzenlenir, ilgili kişiye tebliğ edilir ve personel dosyasında saklanır. Görev tanımlarının uygulanması Genel Sekreter tarafından izlenir; görev tanımı ile fiili işleyiş arasında fark oluşması halinde revizyon yapılır.

8.12. Eğitim ve Gelişim Programları

Vakfın faaliyetlerinin etkin ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla personele yönelik düzenli ve periyodik eğitim programları oluşturulur. Eğitim programları asgari olarak görev ve sorumluluklara ilişkin temel eğitimleri, Vakıf Senedi ve vakıf mevzuatı eğitimlerini, etik ve çıkar çatışması eğitimlerini, satın alma ve ödeme süreçleri eğitimlerini, KVKK ve bilgi güvenliği eğitimlerini, iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerini ve gerekli görülen mesleki gelişim eğitimlerini kapsar.

8.13. Eğitimlerin Planlanması ve Takibi

Eğitim programları yıllık veya dönemsel planlar çerçevesinde uygulanır. Eğitim konusu, tarih, katılımcılar, eğitmen, materyal, katılım durumu ve değerlendirme sonuçları kayıt altına alınır. Eğitim faaliyetleri, denetim bulguları, mevzuat değişiklikleri ve kurumsal ihtiyaçlar dikkate alınarak güncellenir.

8.14. Ceza ve Disiplin Hükümleri

Disiplin hükümleri, hizmetlerin gereği gibi yürütülmesini, işyeri düzeninin korunmasını, Vakıf malvarlığı ve itibarının korunmasını, etik kuralların uygulanmasını ve mevzuata uyumu sağlamak amacıyla uygulanır. Disiplin süreçlerinde savunma hakkı, ölçülülük, eşit işlem, yazılılık ve belgelendirme ilkeleri gözetilir.

Disiplin cezaları fiilin niteliği ve ağırlığına göre uyarma, kınama, İş Kanunu’nun 38. maddesi çerçevesinde ücret kesme ve yıllık ücret artışından yararlandırılmama şeklinde uygulanabilir. İş Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında haklı veya geçerli fesih nedeni oluşturan haller saklıdır.

Örnek disiplin fiilleri; göreve geç gelmek, erken ayrılmak, izinsiz devamsızlık, görev mahallini terk etmek, verilen görevleri süresinde yapmamak, Vakıf araç ve gereçlerini özel işlerde kullanmak, resmi belge ve eşyayı kaybetmek, iş arkadaşlarına kötü muamelede bulunmak, huzur ve sükunu bozmak, gizlilik/KVKK yükümlülüklerini ihlal etmek, çıkar çatışmasını bildirmemek, Vakıf malvarlığını zarara uğratmak, görevi kötüye kullanmak, haksız menfaat sağlamak ve benzeri hallerdir.

Cezanın özlük dosyasından silinme süresi içinde aynı fiil veya halin tekrarında bir derece ağır ceza uygulanabilir. Geçmiş hizmetleri olumlu olan ve performansı iyi olan personel bakımından ölçülülük ilkesi çerçevesinde bir derece hafif ceza uygulanabilir.

8.15. Tamamlayıcı ve Geliştirici Nitelik

İşbu maddelerde düzenlenen insan kaynakları ve işe giriş usulleri, Vakıf Senedini tamamlayıcı nitelikte olup Vakfın kurumsal kapasitesinin geliştirilmesi amacıyla uygulanır. Vakıf Senedine ve mevzuata aykırı olmamak kaydıyla gerekli görülen hallerde bu düzenlemeler Yönetim Kurulu önerisi ve yetkili organ onayıyla güncellenebilir.

9. Kişisel Verilerin Korunması, Bilgi Güvenliği ve Belge Yönetimi

9.1. Genel İlke

Vakıf; kişisel verilerin işlenmesi, saklanması, aktarılması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi süreçlerinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, ilgili ikincil mevzuat ve yürürlükteki diğer düzenlemelere uygun hareket eder. Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı, ölçülü ve gerekli süre kadar muhafaza edilmek üzere işlenir.

9.2. Kişisel Veri İşleme Süreçleri

Vakıf; çalışan, aday, bursiyer, öğrenci, bağışçı, tedarikçi, ziyaretçi, proje katılımcısı, yararlanıcı, sözleşme yetkilisi ve diğer ilgili kişilere ait kişisel verileri yalnızca hukuki sebep ve meşru amaç bulunduğu ölçüde işler. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilir; gerekli hallerde açık rıza alınır. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde mevzuatta öngörülen ek tedbirler uygulanır.

9.3. Yönetim Kurulu Yetkisi ve Politikalar

Kişisel verilerin korunması, bilgi güvenliği ve belge yönetimine ilişkin politika ve prosedürlerin oluşturulması, teknik ve idari tedbirlerin belirlenmesi, gerekli organizasyonel yapıların kurulması ve periyodik gözden geçirme süreçlerinde Yönetim Kurulu yetkilidir. Bu kapsamda KVKK aydınlatma metinleri, açık rıza metinleri, veri saklama ve imha politikası, veri ihlali prosedürü, erişim yetkilendirme kuralları ve gizlilik taahhütleri hazırlanır veya güncellenir.

9.4. Veri Güvenliği ve Bilgi Sistemleri

Vakıf bünyesinde tutulan kişisel verilerin ve kurumsal bilgilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla aşağıdaki tedbirler uygulanır:

• Kişisel verilere ve kurumsal belgelere erişim yetkisi görev gereği ile sınırlı tutulur.
• Elektronik sistemlerde kişiye özel kullanıcı adı ve şifre kullanılır; ortak kullanıcı hesabı kullanılmaması esastır.
• Fiziki ve dijital belgeler yetkisiz erişime, kayıp, hırsızlık, zarar, yanlış kullanım ve yetkisiz paylaşıma karşı korunur.
• Hizmet alınan üçüncü kişilerle gizlilik, KVKK, veri güvenliği ve gerektiğinde cezai şart hükümleri içeren sözleşmeler yapılır.
• Kişisel verilerin saklanması, aktarılması, paylaşılması ve imhasında ilgili mevzuata ve Vakıf iç düzenlemelerine uygun hareket edilir.
• Veri ihlali şüphesi halinde Genel Sekreter ve Yönetim Kurulu derhal bilgilendirilir; mevzuatta öngörülen bildirim süreçleri işletilir.
• Elektronik kayıtların yedeklenmesi, virüs/kötü amaçlı yazılım tedbirleri, erişim kayıtlarının tutulması ve kritik belgelerin güvenli saklanması için makul teknik/idari tedbirler alınır.

9.5. Belge Düzeni, Saklama ve İmha

Vakfa ait her türlü işlem, karar ve faaliyet yazılı belgeye bağlanır. Yönetim Kurulu ve Mütevelli Heyeti kararları, Denetleme Kurulu raporları, sözleşmeler, satın alma ve satım dosyaları, teklif ve komisyon tutanakları, ödeme belgeleri, muhasebe kayıtları, banka talimatları, personel dosyaları, eğitim kayıtları, proje dosyaları, demirbaş ve envanter kayıtları, KVKK belgeleri ve resmi yazışmalar düzenli şekilde saklanır.

Belgelerin saklanması, erişimi, paylaşımı, arşivlenmesi, yedeklenmesi ve imhası işlemleri ilgili mevzuat, KVKK düzenlemeleri ve Vakıf iç düzenlemeleri çerçevesinde yürütülür. Saklama süreleri dolan belgeler, mevzuata ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklere uygun şekilde imha edilir; imha işlemi kayıt altına alınır.

9.6. Aktarım ve Üçüncü Kişilerle Paylaşım

Kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarımı yalnızca mevzuatın izin verdiği hallerde ve gerekli teknik/idari tedbirler alınarak gerçekleştirilir. Vakıf adına hizmet sunan üçüncü kişilerle yapılacak sözleşmelerde gizlilik, veri güvenliği, kişisel verilerin korunması, denetim ve ihlal halinde sorumluluk hükümlerine yer verilir.

9.7. İhlaller ve Bildirim

Kişisel veri güvenliğine veya bilgi güvenliğine ilişkin ihlalin tespiti ya da şüphesi halinde gecikmeksizin gerekli idari ve teknik tedbirler alınır; ihlalin kapsamı, etkilenen veriler, alınan önlemler ve yapılması gereken bildirimler değerlendirilir. Mevzuat kapsamında yapılması gereken bildirimler süresi içinde yerine getirilir; ihlale sebebiyet veren kişi veya kurumlar hakkında gerekli idari, hukuki ve cezai işlemler yürütülür.

10. Yürürlük, Revizyon ve Yürütme

İşbu İç Yönerge, yetkili Vakıf organı olan Mütevelli Heyeti’nin onayı ile kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer. İç Yönergede yapılacak her türlü değişiklik aynı usule tabidir; ancak Yönetim Kurulu, bu İç Yönergenin uygulanmasına ilişkin alt politika, form, görev tanımı, prosedür, kontrol listesi, yetki matrisi, satın alma/satım limiti ve benzeri uygulama belgelerini Vakıf Senedi ve mevzuata aykırı olmamak kaydıyla düzenleyebilir ve güncelleyebilir.

İşbu İç Yönerge hükümleri, Vakıf Senedinde belirlenen yetkili organ olan Yönetim Kurulu tarafından yürütülür. Genel Sekreter ve ilgili personel, bu İç Yönergenin uygulanmasından ve görev alanlarındaki süreçlerin yazılı, denetlenebilir ve güncel tutulmasından Yönetim Kurulu’na karşı sorumludur.

 

Vakıf Senedi hükümlerinin nihai haliyle kontrol edilmesi ve özellikle organ/yetki düzenlemelerinin senetle uyumunun teyit edilmesi gerekmektedir.

 

Denetim notlarındaki banka mutabakatı, ödeme güvenliği, nakit limit ve üç yönlü eşleştirme hususları mali işleyiş maddesine işlenmiştir.

 

Denetim notlarında belirtilen sabit kıymet kaydı, sigorta, envanter, zimmet ve kayıp/zarar prosedürü eksiklikleri bu madde altında açıkça düzenlenmiştir.

 

Satın alma/satım usul ve esaslarındaki parasal limitler ve komisyon yapısı artık doğrudan iç yönerge metnine işlenmiştir. Limitlerin ileride değişmesi halinde iç yönerge revizyonu da gündeme gelebilecektir.

 

 

Mailde örneklenen “30 yaşından gün almamak” kriteri metne mutlak şart olarak değil, pozisyonla objektif bağlantılı olması halinde uygulanabilecek özel kriter olarak işlenmiştir. Aksi halde eşit işlem/ayrımcılık yasağı bakımından risk doğabilir. Talep halinde revize edilebilecektir. 

 

Görev tanımları Excel’deki örnek görevler Vakıf yapısına uyarlanarak metne işlenmiştir. Nihai metin öncesinde ilgili birimlerin mevcut fiili görev dağılımını teyit etmesi gerekmektedir..

 

Nihai uygulamada İK/iş hukuku bakımından ayrıca prosedür ve formlar hazırlanmalıdır.

 

 

KVKK danışmanı veya ilgili birim teyidi alınması uygun olacaktır.